第23章把企业的经营成本降到最低点(9)

很多企业的办公人员对纸张都是单面使用，殊不知，如果双面使用的话，则可以节约一半用纸。因此，在打印、复印、手写和画图的时候，应尽量将纸的两面都利用到。

（2）利用没用的信件

有的时候企业会收到一些没有用处的广告信件和文件，这个时候不应该马上把它们扔掉，而是看看这些广告纸的背面，其空白处是否可以用来打印或者复印。

（3）高效打印和复印

在打印之前可以将所要打印的文件作一些格式、字号上的调整，这样可以节省打印的张数。在复印前，利用复印机的缩小比例功能进行复印，并且在复印机上贴上一个说明，使得所有员工都知道该如何去做。这种做法对于新员工来说也是企业文化的一种潜移默化的教育。

（4）卖掉废弃的纸张和过期的报纸杂志

不要随便把纸张扔进垃圾桶，而应该设立一个专门放置废纸的地方，然后集中起来卖掉，这将是一笔不可低估的收入。

应当让每一位员工都懂得，节约纸张不仅可以节约金钱上的成本，而且还可以减少污染，保护森林和环境。将废纸、旧报纸和过期杂志卖掉，换个角度看也就是废纸回收。废纸回收的意义不仅是为企业增加了收入，而且还有更重要的意义。回收一吨废纸可以少砍17棵大树，生产800千克好纸，减少35%的水污染，节省一半以上的造纸能源。

为了节约木材和保护森林与环境，我们还应该在工作中尽可能多使用再生纸。在购买纸张时选择再生纸，用实际行动支持废纸的循环利用。还可以把废纸回收的好处告诉其他人，大家都来回收废纸。

节约企业里的每一分钱的电话费

每个人每天节约一分钟，一年就是可观的利润。

电话是人际沟通最快速、方便的途径。随着社会的快速发展，电话联络也成为企业经营的重要方式及业务推广的利器。作为现代通信的重要工具，电话在企业的经营管理中扮演着不可缺少的角色。

很多企业在各地都设有办事处、销售部等，或者客户分布在全国各地甚至世界各国，频繁的话务联系使得国际、国内长途话费占了公司开支的很大一部分。动辄数万元的电话账单，常令企业管理者心疼不已，如何降低电话费用，就成了企业行政管理的重要议题。

作为企业的一分子，节约电话费人人有责，每一个员工都应该寻找各种各样的方法来降低话费成本。

（1）不在企业里煲电话粥

现代科技日新月异，市场上已经出现了大量能够节省电话费的产品，企业应该有效应用这些产品去降低电话成本。有些员工习惯在公司煲电话粥，一个电话打上半个小时，甚至一个小时以上，这样做不但浪费了电话费，而且长期占线，导致客户或其他人打电话打不进来，造成信息不畅通，贻误很多业务。

（2）使用ip电话节省话费

目前，在通信领域出现了各种各样的ip电话卡或号码，使用ip打电话，省钱又方便，何乐而不为？下面就介绍几种打电话省钱方便的方法。

用ip卡固然省钱，但每次都要先拨一长串阿拉伯数字无疑让人头痛，现在的主叫ip，即捆绑电话号码的ip，每次只需先拨5个阿拉伯数字，再接着拨目标“长途区号+电话号码”即可。

减少办公用品的开支与浪费

任何随意的浪费，都是企业效益的流失。

企业的办公用品种类繁杂，数目繁多。大至桌椅、文件柜，小至笔、纸、曲别针等，缺少一项都会给办公带来不便。而且，办公用品大多是易耗品和常耗品，稍一手松，则可能在不经意间造成一定的浪费。反之，如果在每个细节上都严格控制，那么长期累计下来，也会是一笔不小的数额。

所以，每个企业都应提倡节约办公用品，要求每个员工都要有节约意识，每个人都从自己做起，从小事做起，杜绝无端浪费。

要避免办公用品的浪费，需要建立一系列完善的节约制度。

（1）建立办公用品控制制度

要有效地控制办公用品的开支，就需要建立办公用品控制制度，用以掌握公司办公物品的采购存货和领取情况。用一本账简明地列出常用物品清单，一旦某种物品的存货量超过底限，便马上进行采购。并且固定从一个地方进货，还可以享受整量折扣。

（2）使用内部领料单跟踪控制

低值、易耗的物品可以一次大批量订购，因为大量订货能降低价格。对存在季节性的物品（如节日贺卡）可以提早订货，以便争取到更好的价格。到货后，对每种物品使用单独的领料单，领料单跟随该种货物的进出循环滚动记录，既可使工作简单明了，又能有效控制该物品的浪费。注意成本控制的公司，很少有不用领料单进行跟踪控制的。

（3）适当使用二手的办公用品

例如：桌椅、屏风、二手电脑、复印机等设备，如果选用二手的设备，必然可以节约许多的办公费用。

节约办公用品，杜绝办公浪费，需要每个员工发挥主观能动性，为企业节约办公用品献计献策，因此，必须将节俭精神贯彻到每位员工的举手投足之间，使节约成为每个员工都应尽的职责。

巧妙地降低出差的差旅费用

能否控制差旅费用，直接影响到管理成本。

据经济学家统计，一般企业差旅费的支出通常都占公司营业费用的5%~10%，是继企业工资和办公费用之后的第三大支出项目，是企业人力资源成本之外的第二大可控成本。能否有效控制这部分费用，不仅是企业管理水平的反映，而且会直接影响企业的利润水平。那么，企业如何才能有效地控制差旅费呢？有关专家指出，可采取如下措施：

（1）出差前的考虑

现代通信技术的发展已使得出差的频率大大减少，很多业务负责人通过网络和电话便可以合作，所以在出差之前应该认真考虑某项业务是否真的需要面谈。考虑一下是否可以通过电话、电子邮件和其他的网络方式来解决问题，若可以的话，就没有出差的必要了。

如果只有出差才能解决问题的话，那么预订机票、宾馆的技巧你就有必要首先了解。

一是网上预订。现在很多航空公司、宾馆都有网上预订服务，你可以先在网上搜集相关的资料，然后将性价比高的进行收藏。注意了解相关条件而后决定。

二是结合机场和会场选择宾馆。这样既可以节省打车费，也可以节省时间。

三是到了宾馆后记得在服务台登记处再次询问是否有更合适的房间。

四是避免在宾馆中的额外费用。比如提前或取消预订以及退房都应提前通知宾馆，避免罚款。宾馆里面的有些服务是霸王服务，价格奇高，如果没有必要非在此消费的话，可以去其他地方。在结账时记得查看账单，以免有误。

（2）高效地利用差旅时间

在出差前大略计划一下出差的日程安排，具体包括时间、地点、做什么事、见什么人，等等。在计划后，做好一切准备，这样可以在规定的时间内处理更多的事情。下面是一些具体的做法：

1有效利用旅途时间

你可以在旅途时先考虑一下开会的内容、熟悉一下报告和文件，如果可能的话，随身携带你的笔记本电脑以便查询相关信息。

2提前准备，提高到达目的地后的办事效率

在出差前的一个星期内，你应该发送所有相关的议程信息，并通过电子邮件再次确认每件事情。这样可以让每一个相关的人都做好准备，以便提高到达目的地后的办事效率，节省出差时间。

3充分利用中途停留时间

如果出差地点不只是在一个城市，那你可以利用中途转机或转车的时间给当地的客户打个电话，如果对方时间允许的话，可以会面聚餐，以加强感情沟通，请记住那句名言：不要一个人吃饭。

（3）出差人员要经济搭配