第3章在日常工作中，认清最重要的事

第3章在日常工作中，认清最重要的事

作为一名前景规划顾问，道格的职责之一就是每月写一篇关于清洁技术最新发展的分析报告。他很热爱这项任务——因为这能让他发挥自己的创造力，深度挖掘一个让他非常感兴趣的话题。  一天，他正在写报告，写着写着就进入了忘我的状态——除了他面前的电脑屏幕和敲打键盘发出的声音，他几乎注意不到周围的一切。然而，当他的眼神不小心瞟到桌上的时钟时，这种状态突然被打破了。上午已经过去了一大半，一丝轻微的反胃感泛了上来。他无可奈何地意识到，自己必须停下来（即便他很想继续写下去），回一封几天前收到的邮件——那是同事发过来的，想听听他对自己部门预算的想法。

道格惴惴不安地打开了电子邮箱，下决心一定要赶紧回复同事的邮件，但他眼前出现的却是十几条新的内容。一封来自某个项目组织者的邮件引起了他的注意，那位项目组织者想知道他近几个月何时有空可以安排一次会面。他先解决了这个问题，因为这封邮件回复起来既直接又简单。但是就在他准备回复那封关于部门预算的邮件时——这封才是他真正需要立即回复的邮件，而且回复起来比较麻烦——他的电子闹钟响了起来，提醒他15分钟后就得跟公司的ceo进行一对一会谈，他需要事先做些准备。

眼下，道格最明智的做法应该是关掉电子邮箱，让自己集中精力考虑会谈的事，同时慢慢地走向ceo的办公室。但他此时充满了想要完成工作的欲望，只想今天就把那封关于预算的邮件回复了。让他的同事多等一天，他就要难受一天。

所以，道格并没有仔细考虑，而是在匆匆一秒内决定要继续回复邮件。他隐约记得，自己曾经成功地在10分钟内完成了一项跟这个差不多麻烦的任务。这并不寻常，但他的确做到了。他也成功地在5分钟内就做好了和ceo会谈的准备。总之，天知道究竟是什么古怪又矛盾的脑回路让他鬼使神差地点开了预算邮件，但他的大脑就这么决定了：要回复预算邮件。

10分钟后，他才勉强收集齐自己需要的信息，开始回复邮件。又过了4分钟，他发现跟ceo的会谈马上就要开始了。他只能在内心无声地咆哮，沮丧地匆匆离开了自己的办公室。未完成的工作仍然是一团糟，待会儿又要重新花很多时间来组织信息，然后给同事回邮件。但不管怎么说，他总不能在与ceo的会谈中迟到啊。

当道格开始与上司谈话时，他的心情沮丧又烦闷，也没有做好任何准备。对自己从清早到会谈时的表现，他更是极不满意。的确，他在月度清洁技术分析报告上有所进展，但最后一部分还没写完。会谈之后，他又花了更多时间去琢磨这一部分到底要怎么收尾。最后，他总算开始写那封关于预算报告的邮件了——但这封邮件也还是没能发出去。唯一令人欣慰的是，他回复了一封给项目组织者的邮件，告诉对方自己何时有空，好让他能安排一次几个月后的会面。

整个上午，道格完全处在自动模式，辗转于各个任务之间，却没有策略性地决定如何更充分地利用自己的时间。其实我们每个人都跟道格一样，并不能轻松摆脱这种自动模式。而脱身的诀窍，就是要意识到我们拥有抉择点时的珍贵时刻——也就是各项任务的间隙，抓住它们。

意识到每天的关键时刻——抉择点

大部分情况下，我们处于自动模式下——所思、所感、所为都是按照无意识的常规程序进行的。所谓“无意识”，指的是思维或大脑并非有意识地去做事。当然，我并不是指我们的所有行为都是不假思索的。我的意思是，我们对许多行为都习以为常并且非常熟练，所以几乎不需要有意识地监控这些行为。

虽然我在前言中强调过我们的大脑并不是电脑，也不能永远按照预期持之以恒地工作，然而在某种意义上，我们的大脑又与电脑非常相似：我们所做的几乎所有事情——从用牙线剔牙，到花一整天时间回复邮件——都是按照神经的常规程序来做的。这种神经程序和电脑程序其实并无太大差别，它引导着我们的思想、感受和行为。在某种程度上，我们是在自动地完成这些常规程序，而不会有意识地去考虑或反思这么做到底有没有道理。一旦我们开始了一项神经性常规活动，就会像电脑程序一样一直运行下去，直到完成任务，或是被打断。如果你开始用牙线剔牙，很可能直到你剔完牙，都不会意识到自己究竟完成了多少个繁复的步骤才把牙剔干净；如果你在到达办公室几分钟后就开始查阅电子邮件，很可能在你不知不觉的时候，就开始条件反射似的打开、阅读、回复一封邮件，然后是下一封，再下一封……也许直到同事打断你，拉着你一起去吃午餐时，你才会停下来。但是，当你一大早去办公室前，很可能你早有工作安排，但一旦开始回复邮件，你的神经性常规程序就开始运行，而你却没办法停下来。除非有什么事情打断你，才能让你从这种状态下脱身。

《纽约时报》的记者查尔斯·都希格在他的作品《习惯的力量》中告诉大家，普通人的行为所能达到的漫不经心的程度，或许比我们能意识到的要高得多。他解释道：只要有恰当的暗示，我们往往会盲目地作出回应。举个例子：假设你需要在下班回家的路上买些日用品，当你开车去超市时，你很可能不会仔细关注自己的每一个动作，如踩刹车的力度到底应该有多大，或者什么时候应该看看周围。你完全可以轻松完成这些动作，于是你几乎全然专注于别的事，如努力回想你的购物清单。当你把车停在超市停车场下车时，你大概根本想不起来把车钥匙放进了哪个口袋里。之后，你也许会疑惑自己到底有没有带钥匙——当然，大部分情况下你还是带了——这就暴露了你在放钥匙的时候是多么漫不经心。

我们每天所做的大部分事情一般不经大脑，只是由我们的习惯指引着，几乎不需要什么有意识的思考。这并不是件坏事。就像都希格所解释的，我们的习惯有其存在的必要，它们能够节省大脑的能量。我们要让自己的大脑从这些行为中解放出来，才能解决不断产生的新问题。再举个例子：当我们克服了不会跳交谊舞的难题之后，就能按习惯动作进行，接下来才有精力和舞伴聊天。但你要是想在第一次学探戈时跟人聊天，那绝对会是一场灾难——我们需要有意识地关注自己的舞步。想象一下，如果我们必须集中注意力完成每一个行为——如我们的每一步该落在何处——那我们还能做什么呀？！

实际上，我们的每一天都是由一系列习惯性的神经常规程序组成的，这些程序一般称为“任务”：早上起床、穿好衣服去上班、搭乘各种交通工具到工作地点、打开电脑、回复电子邮件、吃午餐、参加员工大会、跑步、做晚饭、洗漱，然后上床睡觉。问题就在于，我们经常会从一个任务跳到另一个任务，却不仔细想想下一步最好该做什么。我们只是条件反射似的做出反应，或者是跟着直觉走，不管到底对不对，这就导致了无数时间和能量就这么白白地被浪费了。

要想制造出“高效两小时”，第一个策略非常简单。这个策略就是学会意识到一天当中的几个特殊时刻。在这种时刻，你有机会，也有能力决定自己将如何度过接下来的时间。如何识别这种时刻？就是当你完成或中断了一个任务的时候——如刚刚打完一通电话，而接下来你就得选择该做哪一个任务：是回复电子邮件呢，还是准备参加会谈？

我的经验告诉我，大家都习惯于在这种时刻——或者说抉择点，匆忙略过，好去做某些让你觉得自己“很高效”的事。匆忙地略过一个抉择点也许能帮你省出5分钟，但是，完成不该完成的任务可能会浪费掉一个小时。不过，这5分钟的确会让你惴惴不安，因为在这种时刻，我们能够非常清楚地意识到每一秒的流逝，而在那浪费掉的一个小时中，因为我们处于自动模式，所以不会觉得难受。可惜的是，很多人把时间浪费在了那些并不重要，或者在那个时间段不太适合完成的工作上了。

还有一个困难就是，既然我们会如此频繁地进入自动模式，那么每天其实并没有太多机会能让我们有意识地决定下一步该完成什么工作。所以，意识到这些抉择点并抓住它们极为重要。接下来，我会告诉你该如何做，但首先，让我们来了解神经常规程序是如何工作的，以及人们为什么会如此轻易地误用抉择点，这对我们大有裨益。

作出最恰当的选择

在学术界有一种理论影响范围很广，认为人类在很多方面都是“认知上的懒惰者”。在其他条件完全相同的情况下，我们倾向于选择在思维层面阻力最小的那条路。正因为那些无意识的、已经很熟练的神经性常规程序相对而言更容易完成，而那些需要慎重考虑的、有意识的抉择则需要调动更多精力，所以，作为认知上的懒惰者，只要有可能，我们就会倾向于依赖自动的神经性常规行为，而不是有意识地抉择。

在一步步完成神经性常规程序时，人人都会进入一种忘我的状态。在《韦氏词典》里，关于“忘我”这个词有这样一条定义：“一种状态，在此状态下你不会意识到周围发生的事，因为你正在想着其他事。”如果你正在准备一份ppt，就很可能意识不到有两个同事正站在你的座位附近；如果你正在认真阅读一份报告，也许就意识不到自己饿了，或者已经到了午餐时间。当神经性常规程序在运行的时候，你既不会有太多的自我意识，也不太容易意识到在这个程序之外发生的一切。

但当常规程序结束的时候（如当你剔完牙或者读完报告时），或者被什么人或事打断之后（如当你正在准备ppt时，一位同事来向你求助其他问题），自我意识就会浮现出来。从沉溺于神经性常规程序到停止这一程序，这之间的转变很可能会让你感到不适。

想想这样一个例子吧，有一位儿科医生，她每天都要为几十个孩子做检查。她出入于一个个检查室，几乎进行着同样的一套行为：向病人打招呼，洗手，走近生病的孩子，一边为孩子做检查，一边问照顾孩子的人一些问题；她脱下自己的手套，在电脑上把信息输进病人的档案，并继续与照顾孩子的人谈话。她逗着孩子玩了一会儿，然后把打印出来的门诊病历交给照顾孩子的人。虽然她的确非常关注自己的病人，也认真听了照顾孩子的人所讲的信息，但她的很多行为还是处于自动模式。

但是，如果当她结束检查之后，发现下一个病人取消了预约，她会怎么样？可能会有那么一刹那，她兴高采烈地觉得自己偷得了片刻空闲，于是打算去护士站跟护士们聊聊天；又或者她会觉得惧怕，因为这样她就没有借口再拖延那份早就该填完的保险文件了。无论如何，她都会发现相比正在检查病人的常规程序时，眼下能更清晰地意识到自己的状况，而且可能更不知所措。因为当她检查病人时，她不需要考虑接下来的15~20分钟里自己要做什么。她只需要接着看下一个病人就可以了。

像这个儿科医生一样，我们发现，当神经性常规程序停止或被打断时，那一刻我们会茫然而不知所措。为什么会这样？

要回答这个问题，我们首先要理解人们经常用到的两类重要的思维功能：有目的、有意识的行为和自动的、无意识的行为。旧金山州立大学的一组研究员认为：意识主要的功能就是在我们的自动神经系统遇到困难的时候作出决定——尤其是当不同的神经系统同时指导我们去做相互矛盾的动作时。

例如，对着电脑屏幕看一封电子邮件和转过头听你妻子讲她的聚会计划（我还从来没有这个福气），这两个动作就是相互矛盾的。这是两个相互矛盾的神经系统，其中一个让你像僵尸一样沉浸在与收件人的虚拟对话中，而另一个则要求你回应并参与一场跟你的配偶进行的现实对话。

这两种行为——盯着电脑和转过去面对配偶——是相互矛盾的，所以才会需要这种有意识地评估并作出决定的能力来帮助我们解决这种冲突。当察觉到某种冲突需要注意时，我们大脑中的某个特殊区域——前扣带皮质区，就会活跃起来。有些学者认为，这一区域相当于某种警告系统，能够唤醒我们，进行有意识的思维活动。有意识的反思似乎只是一种权宜之计，只有当我们更加无意识的活动导致了相互矛盾的行为，需要我们作出决定时，这种反思才会活跃起来。由此可知，抉择点通常是作为冲突——无意识的自动行为之间相互冲突、行为和目标之间相互冲突——而出现的。在这样的时刻，我们往往发觉自己正在被拉向不同的方向。

正因为抉择点通常出现在矛盾的时刻，所以它们往往会令人不快。在前面的例子里，边构思边写邮件，与转过头面对你的配偶，听听她想要讲些什么，这两个任务如果分开来，你大概都很乐意去做；但一旦你必须在两者之间选择其一，我敢打赌，一两次之后你就会觉得烦躁，并发现抉择点真是令人不快。

在自我意识更加警醒的这些时刻，我们也开始注意到其他各种事件，如那些本来打算做却忘记做的事情；再如，时间的流逝。努力地控制正在做的事可能会让你觉得辛苦。一项研究表明，你越是需要注意自己的思绪、情感和行为，你就越觉得时间的流逝很缓慢。然而，这种不够“高产”的时间流逝，并不意味着你浪费了很多时间。这只意味着我们恰巧更能意识到时间的存在而已。我认识的大多数人，当有很多事情要做的时候，如果他们意识到时间在流逝而自己却毫无进展，他们都会感到焦虑或充满愧疚。正因为这些抉择点会令人不舒服，往往我们才选择尽快跳过它们。

而这，正是让事情搞砸的地方。

忽略抉择点的坏处

神经性常规行为停止的那一刻，就是我们能否实现“高效两小时”的关键点之一。正是在那一刻，你能够决定该如何最大化地利用自己的下一个时间段。现在是检查电子邮件的最佳时间吗？或者，如果你有两小时的自由时间，是不是让自己专心于某项需要长时间集中精力的项目会更好呢？到底怎样做才会有更好的效果？是现在就为一场两小时后开始的会议做准备，还是在临近会议时再准备，能让自己更清楚地记住准备在会议上讨论的问题？在结束一项任务之后，有意识地思考一下自己接下来要做什么。不论你接下来还有多少时间，这样做都会决定你对时间的利用质量。

有意识地去思考如何利用我们的时间，这并不是什么石破天惊的想法，但我们当中的大部分人很少这么做。负罪感、焦虑感，或与之对立的那些情绪——取悦他人的愿望、渴望等——都会激励我们去做与这些情绪相关的任务。但这并不一定是对时间的最佳利用方式。结果就是，当我们意识到时间正在一分一秒地流逝，或是因为情感的冲动而想做某个特定的任务，或者被一种不断增强的犹疑不决感淹没时，我们通常会不假思索地抓住脑海中出现的第一个任务，然后一心一意地做起来。而当我们意识到自己并没有专心完成这个任务的时候，我们就会直觉性地缩短在这项任务上投入的时间——并试图尽快着手另一项任务。

有时运气不错，吸引了我们注意力的那项任务正好就是那一刻最该做的。但如果这种做法真的靠谱，那么，大家就不会有在某某事上“浪费”了整个下午的后悔感了。

抉择点可以存在几十秒，或者几分钟。想象一下，如果每次面对抉择点时，你都能花5分钟左右，让你从这个任务转换到下一个任务，情况又会怎样？运气好的话，你一天甚至能碰上10个抉择点。那么，这一天你一共要在抉择点上花50分钟左右。在花时间考虑过接下来应当做什么之后，你就会选择那些或是对你而言非常重要，或是适合在接下来的时间段里完成的任务。而与此相反，假设你想要做得“高效”一点儿，匆忙地跳过了这些“毫无效率”的时刻，那么很可能你接下来的工作并没有那么重要，或是不适合在这段时间里完成。如果发生了这种情况，你又会浪费多少时间呢？损失也许会非常大。这才是导致时间被毫无效率地大量浪费的真正原因。

为了更“高效”、更迅速地度过这些抉择点，我们很可能会错过有意识地引导自己的努力和能量的机会。不过，我们完全可以学会用不同的方式面对这些时刻。

充分利用抉择点的三个诀窍

最大限度地利用自己的抉择点，关键在于动脑筋好好反思一下，在这一刻，对我们而言，究竟什么最为重要。在这一点上，其实我不太同意某些时间管理专家的看法。他们说，我们需要深挖自己的灵魂才能知道哪些东西对自己而言最重要、最值得投入时间。而我相信，大体来说，知道哪些工作最重要并不难。

如果在度假期间问大家这个问题，我相信每个人都能轻松回答。因为我们本来就知道什么最重要。但当我们面临着一天的压力、似乎每时每刻都得解决一些紧急任务时——回复那些打着惊叹号表示它们有着很高的优先级（通常是对别人而言，对我们来说却未必）的邮件，发现错误之后需要赶紧解决的问题，忙着应对那些不断涌现的日常麻烦等——你就很容易忘记什么事才是最重要的了。我们把那些重要的事拖到日程表的末尾，因为那些事务看上去就像史蒂芬·柯维在他的《高效能人士的七个习惯》里形容的一样：“虽然重要，但并不紧急。”

就拿我来说吧，但凡是稍微了解我的人，都能轻松地说出写书、写论文、写博客对我而言很重要，学会如何倾听并提出有用的问题也很重要，创造出新的研究和教学方法对我来说很重要，组建一个能帮我实现这一点的团队也很重要。这些任务能让我实现自己的价值，帮助与我共事的人取得成功，还能让我的事业更进一步。当我没有花足够的时间做这些事的时候，它们就会让我压力重重——这也证实了它们的重要性。然而，当我周一早上坐在电脑前时，引起我注意的是什么？是无数的请求、我对他人的承诺，以及那些不由分说地浮现在我大脑中的截止日期。但在开始其中任何一项任务之前，其实只要花几分钟，我就可以想起这一天什么事对自己而言最重要。

当你面临着一个抉择点时——不管你是刚开始工作，还是完成了一项任务后，突然感觉（也许仅仅是一刹那）有些不太对劲，疑惑着下一步该做什么时，都意味着机会出现了。你可以让大脑高速运转起来，做出正确的取舍，决定该如何利用接下来的时间做那些对你而言最重要的事情。

有三个诀窍能帮助你最大限度地利用这些抉择点：

1.珍惜每一个抉择点。

2.提前为抉择点做好相应计划。

3.不要随便开始一项新任务，除非已经有意识地思考，并确定它值得做。

让我们详细地看一看这三个诀窍吧。

诀窍1：珍惜每一个抉择点

一天当中，出现抉择点的机会并不多，你也无法次次预测到它出现的时间。但这一刻一旦出现，你就可以运用自己的意志来选择一个新方向。因此，每一个抉择点都很珍贵。你应该珍惜、尊重。

我所说的尊重，是指你要意识到抉择点的出现，并尽力抓住它；要承认抉择点的存在，而不是无视它，不是继续埋头往前冲，一头扎进你的无意识思维指引你去做的下一个任务里。你需要退后一步，重新思考对自己而言最重要的事情是什么，然后决定接下来该采取什么样的行动。

抉择点能够让你与眼下的事情保持一定的“距离”，能让你作出更有策略性、更有意识的选择。有研究表明，“心理距离”会带来更高层次的思考——因为你胸有大局。如果我们与某个决定的“心理距离”太近，就会倾向于只关注眼前的事情。