第30章文化与制度基本功(3)
第30章文化与制度基本功(3)
另外，制定管理制度的主要依据有三个方面：
实际生产力水平。即要把生产经营的具体情况和条件作为制定管理制度最重要的依据。同时还应考虑随着科学技术的发展而带来的生产力发展。制定的管理制度要切合实际，即反映出生产过程的客观规律，又反映生产力发展的客观要求。成功的经验和失败的教训。成功的经验（包括工厂内部的和工厂外部的），（用制度加以肯定，让人们照着做；失败的教训（包括工厂内部的和外部的），用制度加以否定，禁止人们重蹈覆辙，保证事故不再重演。使制定的制度是成功的经验和失败的教训的结晶。
国家的方针、政策、法令、法规。管理制度既反映生产过程的客观规律，又要适应生产关系的客观要求。因此，制定管理制度，如国家的方针、政策、法令、法规为依据，使制定的制度必须符合国家方针、政策、法令、法规。
当然制定管理制度还应当遵守一定的程序。因为制定管理制可分为若干条，每一条可分为若干款。
分段标题，逐条叙述。这种结构形式一般在前面有一段导语，说明制定制度的目的、依据，适用范围等，然后分段逐条叙述。末段可附上实施说明。
开门见山，全篇列条。这种结构形式，从开篇到结尾都是条文。第一至二条为制定制度的目的、依据，末尾一至二条为实施说明，写明修改和解释权限、生效时间等，中间各条为具体内容。
只写编号，不列条款。这种结构形式与第三种形式相似，只是只写编号，不写条号。开篇可以写一段导语，也可以不写导语。结尾可以写实施说明，也可以不写实施说明。
第二是管理制度的撰写文字的要求企业的管理制度是对从事与企业生产经营活动或工作有关的具体规定的文件，具有严肃的法规性质。生效后的制度必须严格遵照执行。所以撰写管理制度的各项条款，务必明确、具体、准确。具体文字撰写要求如下：
条理清楚，层次分明，分门别类，一目了然。
前后连贯，逻辑严密，考虑全面，措施具体。
文字简练，应直截了当把意思表达清楚。行文应庄严，朴实无华，简明扼要。不宜使用描述、抒情之类的文字，也不宜乱用形容词和文言文。
措辞用语要准确反映客观实际并应注意分寸。有关数据要经过反复调查核实。确定界限时用词更要准确，必要时可用括弧注明。
通俗易懂，不使用生癖文字，不使用转弯抹角的句式，尤其要避免使用让人捉摸不透的易产生歧义的词，不生造一些费解的缩略词语。
标点符号要应用准确，避免因标点符号不准确而影响文章的正确表达。
专题学习：企业管理制度的修定
企业管理制度不是一成不变的，而是要不断适应企业经营的内外部环境及有关因素的变化而作出调整。
修订企业管理制度的主要内容第一，企业经营管理的知识与观念的更新。经营管理的新知识、新概念的提出，会给建立形成新的更有效的管理制度提供有益的思路和框架。而新观念的确立则会广泛影响到具体管理行为规范。如：以人力资源开发的观念代替传统的人事管理观念，必然引起人事管理职能的范围、内容、侧重点的变化。不仅原有的制度要调整，如人事考核与评价、工资奖酬、培训制度等，还会形成一些新制度，如工作轮换、职业生涯开发与管理等。管理制度必须适应和体现经营观念。
第二，企业目标与战略的调整。当企业目标、战略调整、改变之后，原有的行为规范中可能有些会不适合甚至妨碍战略的实施。对这部分制度要修改或更新。
第三，企业内外的技术进步及经济或社会的创新。新工艺、新技术有的为企业发展新产品、新服务提供手段，有的如大量流水作业生产方式，混合流水生产技术等则形成新的资源转换方式；电子计算机等则直接为管理提供更有效的手段。社会、经济方面的创新如分期付款也会使得营销、财务等管理制度变化。
第四，某方面的制度变化可能会带来管理制度体系的调整。
因为企业管理制度作为一个有机联系的体系，彼此依存，相互影响与制约。
第五，影响企业经营观念和战略的其他因素也会通过观念、战略的调整而直接或间接地影响企业的管理制度。
总之，企业管理制度要适应外部环境和内部条件的变化进行修订、补充和创新。
企业管理制度修订的程序同其制定时一样，基本上应该遵循调查、分析、起草、讨论和反复修改、会签、审定、试行、正式执行这样一个程序。这里需要特别强调的是在起草修订稿时要特别慎重，尤其要考虑到，修改这一部分后，应与企业各方面的制度保持协调，不能顾此失彼。如果一种制度的修订，同其他制度的内容产生了矛盾，这种企业法规的矛盾势必带来企业管理混乱的恶果，这是在修订制度时要力求避免的。
正常情况下，企业管理制度一般可以在每年年末修订一次，企业在年终总结各方面工作时，同时也可对制度进行检查、总结和修订。每隔三年企业则需要对管理制度进行一次比较全面的修订，时间一般也可以在年终结合企业的工作总结进行。
特殊情况下，企业可随时决定对管理制度进行修订。
基本功70
管理制度的误区
管理制度追求的是以合理的方式，以高效水平实现企业的战略目标，管理制度出现问题会使企业本身不能良好运转。下面是几个常见的病例。
经营方针缺陷症经营方针是企业经营的大脑，很多企业业绩不良的原因就是“大脑”出了问题，但是即便有了理想的经营方针，但还要考虑下面两个问题：
经营方针、经营计划内容不切实际经营方针、计划没能让员工甚至主要干部理解报告传阅症报告，尤其是要求决策的报告，应由接收者判断批注所采用的对策。否则，就不算报告书而成了一种传阅文件了。对于企业经营的报告书，绝不能像传阅文件那样“走一遍”，不能因为其他人盖了章，自己也随随便便盖章了事。
报告书最重要的是要正确地记录事实，并附加有关方面的意见。
制度形式化症企业管理制度一方面应当在经营环境，目标有所变化时，依据实际需要对制度加以修改。当然，有时候，过去的做法可能会更合理。另一方面，必须查证管理制度是否确实在运行。人们总会对按照制度工作感到不耐烦，这一点必须加以注意。制定的规范中应该有一种内部稽查的功能，以免大多数人在不知不觉中忽视了制度而各行其是。而在忽视了制度后只要没有出什么纰漏，也没有受到严格的稽查，那么以后就会一而再、再而三地马虎起来，终于形成了习惯，最后，习惯就变成了自然。
那么，如何作到病症的调理呢，必须做到下面的工作：
证实经营方针与计划是否正确。
按照最高层的经营方针确定本部门业务相关的事项。
将各项目具体化。
目标必须明确化，为此更可能量化。
实施期限必须明确，为此要制作业务预定表。
应得到高层管理者的认可。
明确各项目实施的负责人。
确实地检查项目实施状况。
评估实施结果。
专题学习：这个报告制度有问题
有一家公司，是汽车配件的零售商。在同行一片萧条的情况下，该公司却一枝独秀，成绩扶摇直上。虽然作为零售公司，自己没有工厂，但他们可以将自己开发的商品委托给工厂伙伴制造，并向市场推出畅销商品。开发商品正是该公司的强项。
这一次要开发的是改善汽油燃烧效率的零件，经理预计在五年后可以使该商品达到公司销售额的25%，并成为公司的主力商品之一。在公司会议上，他用了几乎一天的时间，向员工说明他的经营计划。后来，公司的所有推销员都拿着这个新开发的商品一起向全国各地展开推销。
但是一个月以后，公司收到北部地区推销员寄来的“零售日报表”。该日报表经由股长一科长一经理而顺利呈到总经理面前来。总经理见表后大吃一惊，本以为可以成为公司拳头商品的该产品，被消费者指责为有严重问题，而这些指责均记载在日报表上。惊异之余，总经理问经理“这是怎么回事？”，之后经理又跑去科长那里，指责报表上的记载，问道：“科长，因为你盖了章，所以我也跟着盖了章，但这究竟是怎么回事？”
评析：这个案例不仅反映出“他盖了章，所以我也盖”的问题，还反映出，日报表原是应紧急处理的事情，却被积压下来，经过好长时间才一层层传到高层。显然，这种报告制度有必要改善。比如，对于一些重要、紧急的报告，使用“红纸”报告书，可以不经中间管理层的层层审阅而直接呈报高层或直接相关部门。由此，在定型的“正规报告”基础上衍生出“重要报告”，可以分别给以不同对待。
专题学习：为什么还会出问题