第57章做事要善于时间管理(4)

第57章做事要善于时间管理(4)

有时我们认为万事非我不可，不放心把事情交给别人，不肯放手，不肯找人来取代，不晓得怎样委派，使自己忙得顾了东顾不了西，不能理智地面对困难，不能果断地把握机会……结果只能是忙、忙、忙，到头来是忙来忙去一场空。下面是微软公司软件工程师查理先生亲身经历的一件事：

有一天，查理夫妇来找比尔·盖茨，向他请教一些家庭管理问题。他们夫妻养育了七个孩子，家里又忙又乱，太太一天忙到晚都忙不过来，变得脾气暴躁，心情变得很坏，身体精神都濒临崩溃。而那位先生呢？他回家就好像是上战场，感受不到半点家庭乐趣。

比尔·盖茨于是告诉那位先生说：“你们的困难症结是因为你的太太工作太过劳累，她出尽全力也做不清家务。你雇个佣人帮她吧！”

据比尔·盖茨所知：他们家庭的经济状况很不错，别说雇一个佣人，就算两三个也不成问题。

当他向夫妻二人提出这个建议时，立刻遭到了查理太太反对：“不行。我不许别人来照顾我的丈夫和孩子。”

比尔·盖茨耐心地向她做说服工作，反复地向她解释说她现在没有能力照顾他们，讲得率直点，她现在是有心无力反而正在折磨她所爱的人。

后来，夫妻二人接受了比尔·盖茨的建议，雇了个佣人太太轻松多了，丈夫也得到安慰，孩子们也快乐了。

从这件事中，我们可以得到这样的启示：

别做不需要做的，

别做其他人可以做的，

将你现在做的事，分些给别人。

这是行政管理的金科玉律，你也可以效法一下。让别人替你去做你干得十分吃力的事，使你从中解脱出来，全身心地去做那些对你来说得心应手的事。

在时间管理学中，有一个著名的概念，叫“猴子管理”，也是讲述这个道理的，它是由美国的肯尼·布兰查德(kennethblanchard)、威廉·奥肯(williamoncken)与豪尔·伯罗斯(halburrows)在其名著《一分钟经理碰上猴子》(theonemiutemanagermeetsthemonkey)一书中提出的。它已经成了“接手他人的当然责任”的代名词。

现在把它介绍给大家：

为什么有些经理人总是觉得时间不够用，而他们的属下却老是没有工作做？

这些经理人也许会辨称：“也许我不应该抱怨别人总是少不了我，也许是我想让自己变成不可或缺，来获得工作上的安全感。”

“一分钟经理”大不以为然。他解释说，不可或缺的经理人会对组织构成伤害，而不是组织内的重要人物，尤其是当他们阻碍到别人的工作时，自认为自己是不可取代的人，通常都会因为他们对组织所造成的伤害，而丢掉官位。此外，高级经理人不能够冒风险提升在其目前工作岗位上不可或缺的人，因为他们并未培育接班人……你的问题就是猴子。

谁托着“猴子”？

一分钟经理以一个极其生动、充分反映生活的例子，来解说这个定义经过走廊时，老板碰到公司的一个员工，他说：“老板，早安！我能不能和你谈一下？我碰到了一个问题。”

老板必须去了解属下的问题，于是就站在走廊上听他详细叙述问题的来龙去脉。替人解决问题一向是老板的最爱，老板专心地听他述说。当最后老板举起手来看手表时，原以为短短五分钟的时间，竟然是三十分钟。走廊上的讨论，耽误了老板到达目的地的时间。老板对这个问题所了解的，只能让老板决定，他必须介入这件事，但他所获得的资讯并不足以做成任何决策。

于是老板说：“这是个很重要的问题。但是我现在没有足够的时间和你讨论。让我先考虑一下，回头再找你谈。”

然后，他们俩各自离开。

做为一个旁观者，你可以很清楚地看到故事中所发生的事情。如果你身在其中，要看清楚真相就比较困难了。在他们俩在走廊见面之前，猴子是在老板的属下的背上。就在他们谈话的时候，由于彼此的互相考虑，此时，猴子的两只脚分别搭在他们俩个人的背上。但是当老板表示“让我考虑一下，回头再找你”时，猴子的脚便由老板属下的背上，移转到老板的背上，而老板的属下则减轻了负担，轻松地走开了。因为，这时候，猴子的两只脚都放在了老板的背上。

现在，让我们假设，当时所考虑的事情归老板属下工作的一部分。让我们再进一步假设，他有能力对他自己所提出的问题提出一些解决方案。如果事实果真如此的话，当老板允许那只猴子跳到自己背上时，等于自告奋勇去做属下所应该做的两件事：

把问题的责任由对方手上移过来。

答应对方要向他提出进度报告。

每一只猴子都需要人照料、监督。

在刚才所描述的状况下，你可以看到，老板接下了员工的角色，而老板的属下则扮演监督者的角色。第二天，属下到老板办公室好几次，提醒老板：

“老板，事情办得怎样了？”

如果老板的解决方法不能让他满意，他会“强迫”老板去做这件原本该他做的事。

为此，管好猴子要注意以下几点：

猴子生病了，要找出治病的方法。

这是谁家的猴子，猴子由执行者喂养。

替猴子保险，给予建议，立即行动。

定期检查猴子的身体。

安排时间要有技巧。

如果你是一个热爱生命热爱生活的人，就在时间面前做一个精打细算的人，那么，你的时间就会越挤越多。

比尔·盖茨说：时间就像海绵里的水，只要你用心去挤，它总会有的。

在美国有一个非常具有想象力的钟表匠，他为了让大家每天可以多得一个小时，制造了一种特别的计时器，每分钟只有57·6秒。这样他从每分钟里挤出了2·4秒，一天下来多了近60分钟。

如果你是一个善于使用时间的人，就是不用他的这种计时器，你每天照样可以挤出一个小时，并且受益无穷。

如果你按照比尔·盖茨的说法去做，相信你会认同的：

（1）配合自己的精神状态去工作。

据有关专家研究显示，人的正常体温在一天之中的变化可相差达1·65摄氏度之多。体温变化的模式会影响你的工作效率、精神集中程度及心理状态。

按照一般人的习惯，人们的身体状况通常是在早上的8、9点钟和傍晚的中段神志最清楚。下午的时候人会感到越来越想睡，下午两三点钟是工作效率的“低谷”。体温在下午6点钟到8点钟达到高峰之后，很多人会精神减退。

所以，用你工作效率最高的时间处理困难的事情，或者从事创意思考。工作效率低的时间则用来看报、整理档案、打扫或清理信件。

（2）把每天的工作排成一张清单，并按照重要程度排序。

如果你是一个公司的职员，把每天的工作都列成一张工作清单，并按照重要程度用数字给它们排次序。要是事情较多，就把最迫切的列为“甲类”，次要的列为“乙”类，再其次是“丙”类，或者用不同颜色的笔来分类。

（3）按轻重缓急分类“处理”

拣出重要的文件，加以分类：“处理”(须处理或须交托别人去做的)，“阅读”(一有空就要看文件)以及“存档”(将来可供参考的文件)。把“处理”的一堆放在显眼的地方，其余两堆则放在一旁。只把主要的文件放在办公桌上，你就可以避免分心而浪费时间。