第39章妥善安排你的时间(5)

第39章妥善安排你的时间(5)

切忌离题十万八千里。注意控制时间。掌握好紧张、拘谨与轻松、自由的关系不是件容易的事。人们较喜欢接受轻松与严肃的议题结合起来，在紧张、压抑的气氛中，加上一些开心、幽默的情节，会给人一种放松的感觉。

议题结束后要立即散会。这一点对于每周的业务会议更为重要。主要内容讨论完毕后，立即解散，让劳累一周的人们去做一些自己喜欢做的事。

注意练习。把一个会议主持好，也是一种艺术。这需要多次的经验积累，才能恰到好处地掌握好开会的节奏。许多此方面优秀者，都是大专院校中的杰出学生运动组织者。如果你的学生时代已成为记忆，那么，在社区、在单位依然有展现你风采、锻炼你能力的一片蓝天。

十一培养求生技巧

据统计，每天人们都要把数百万小时的时间白白地浪费在找东西上：经理找报告、文件；研究者找书本、论文；行政者找收据、发票。虽然这是一种通病，但却很少有人要动脑想一些方法来解决这一问题，也很少有哪本书给这种通病开出一个治疗方案。值得一提的是，这些粗心大意的人对社会都有着非凡的贡献。但是，他们的文件、讲稿经常不翼而飞，他们不得不花费时间去找，不停地问别人，见到我的报告没有？书？笔？伴随这些而来的，则小至紧张不安，大至惊慌失措。

尤金——一位时间专家说：“我的生活突然有一段时间中止了，我的约会本不见了。对别人而言，问题似乎不是很大，但对我而言，那简直要了我的命了！没计划，没安排，就不能轻易地答应邀请，甚至我连明天早晨9点钟该干什么都不知道，更别提几个星期以后了。

“那时，我只好不停地拨电话，告诉每一个我认识的人，告诉他们我那本约见本的形状，请他们务必留心。我不停地在我认为可能、甚至是不可能的地方找。在疯狂的寻找中，我快崩溃了，决定放弃寻找，心中企盼能有个人打电话告诉我他找到了。我盯着电话，盼望它快点响。好半天，我再也等不下去了，决定再到汽车中找最后一次——第四次。谢天谢地，终于在座垫缝中找到了它。”

一切都步入正常。于是尤金当天就制定了一个计划，以便让更多的粗心大意者减少这样的错误，措施如下。

1.物归原处，物尽其所。

记住要把眼镜、笔、钥匙等东西放到一个固定地方，每天必须放到那；把报告、书本、文件等分类安排好，用完也要物归原处；将衣袋明确好分工，固定放一些东西，如左边放眼镜，右边放皮夹。这样坚持的话，可以让你减少因找东西而浪费的时间，也可以让你在条件反射中顺手就能拿到你所用的东西。

要锻炼自己的克制性，如违反就采用一下负面刺激，做一些使自己痛苦的事。放置固定物品的地方应该好记。你甚至也可以选两个地方放东西。据说在林肯的律师事务所里，有这样一个档案标着：“这里有别处找不到的东西。”

2.不要藏东西。

有些时候，你藏的东西连你自己都找不到。拿破仑·希尔的母亲为了防小偷而把一辈子时间都花在藏东西上，但结果是找不到的东西与被小偷偷走毫无区别。

3.借助记忆力好的朋友。

选择几个记忆力好、而且不因为你的毛病而轻视你或不满的朋友，告诉他们你的文件、档案等物品的位置。

4.在贵重物品上注明你的地址、姓名等线索，并承诺有一定的奖励。

这是一种很好的方法，如果别人给你送回了，千万要记住按承诺的去做。工作文件最好放在标有住址的大信封中，这样，万一你弄丢了它们，别人也会给你邮寄过来的。

5.细心标示档案与文件夹。

最好不用代号或代码标记，特别是在把它们输入到有一大堆档案存档的电脑中时。

6.多多益善。

允许的话，每份文件都准备副本。两份同样的档案，标记不同的名称；两份相同的约会记录本，一本随身带，一本入电脑。用时只需打印出来就行。

7.三思而后行。

假如你必须离开某处，强迫自己仔细想想。世界每个地方都有装满遗失物的房间，其中包括许多贵重的东西，都是没三思而后行的人留下的。

8.利用笔记，提示物。

当你把车停在大型停车场时，要把所在行列、楼层记在笔记上。有时也可以将类似信息记录在语音邮件或磁带上。它们会在必要时给你重要的帮助。

十二不要拖沓

《韦代新世界英语词典》是这样解释“拖沓”一词的：“把应做的事推到将来做，而且是对此感到正常。”

如果你是这种人，你就是一个浪费时间的人。这种人通常担心这、担心那而推迟行动，结果却是懊悔自己没完成任务。

如果想改掉，不妨试试以下几种办法。

1.明确此项任务并非非完成不可。

有时，我们觉得一项任务不是忙于完成的，于是就懒于完成。假如它真的不重要，那么别做好了。其实合理地分配时间是很重要的。你应学会在你的日程表中取消那些可有可无的任务。

2.把任务委托给他人。

有时，你能完成任务，但你不喜欢去做。之所以不愿去做，或许与你个人的性格、爱好有关。假如你把事情转交给适合做的人，那么，他和你都是赢家。

3.弄清楚有什么益处，然后行动。

我们拖拉一件工作的原因之一，就是不明白做完它后我们可以得到什么好处。也就是说，我们得到的好处似乎小于我们付出的代价。解决此问题的最好方法是从理想与目标两处分析你要做的事。假如目标对你很重要，你就会愿意尽全力去完成任务。

4.养成好习惯。

拖沓已成为许多人的习惯。假如你有此种习惯，你就必须改掉它。当你意识到你又有拖沓倾向时，就冷静地反省一下，确定是否应该如此，然后问自己：“我完成此任务最快能用多少时间？”定出一个期限，然后努力去做。慢慢地，你的工作模式就会发生改变了。

§§§第五节不要让别人浪费你的时间

一善于利用时间

史考特.亚当斯的卡通《迪尔柏特》描述了迪尔柏特努力编写企管新书的情节。“时间管理”就是其中一个标题，“推迟与浪费时间的白痴开会”是他提出的第一个建议。迪尔柏特身后的一个面似白痴的人问他：“你如何做到的？”他的回答是：“我以后再告诉你行吗？”

事业有成的人会推迟参与浪费时间的会议，或者根本就不同他们开会。斯坦利.马库斯说：“我的时间和别人的时间都很重要，所以我必须要守时。假如我得知别人不和我持同类观点，我就会避开和他交往。”大多数行业的头头都十分注意和重视这一原则。一位优秀的美乐达公司业务员说：“真正出色的业务员不会让顾客去等他们的。”

不幸的是，你有时会充当别人的时间人质。也许你作为一名业务代表在接待室等待买主，而他却在休息室里，毫不介意你拂袖而去。但如果他对于你而言很重要，除了等，你也别无它途。此刻，你可以充分利用等待的时间，检验你带的文件、报告之类的，或者打个电话等等。

假如和你来往的人权力大于你，而且关系是长期的，你可以动动脑筋，和他的接待人员套套关系。让我们看看拿破仑·希尔是如何处理这一问题的吧。他说：“有一段日子，我不得不和一位大学校长和一家电台总经理共事，但他们经常不守时，让别人空等好长时间。我通过交往，认识了他们的执行秘书，将等候他们的时间尽量减少，有时，他们的秘书会在确定见面的前几分钟通知我。”

这种情况下，你完全可以采取一些积极的办法。一位业务经理说：“我不能让牙医或医生浪费我的时间，我等几分钟后，告诉挂号人员‘医生有空了吗？我们约在3点钟，如果他还忙，我就需要重新安排一下我的时间，因为我还得赴别的约会……’他们通常都爽快地让我进去。”一位大学的行政人员说，假如他的同事在开会时不停地接电话，他就会递给她“我看你很忙，等有空时再找我吧”的条子，然后离开。

有时，是你的好友或亲属窃取了你的时间，不仅是迟到，简直是明抢你的时间了，你该如何处理？你可以明白地告诉他们，假如问题老是重复，等下一次你们约定时间时，你可以在订时间时说：“你想4点我们见面可能吗？那时我正在做非常重要的事，如果不能做完，那可就麻烦了。”

如果行不通，那就试试史奇勒的方法。他建议等待对方做了你希望他做的事。如果他按时赴约了，你便做能令他永远都记得的事，也许只是一句普通的话，出自你内心的：“谢谢你的准时赴约。”真诚的谢语会比你预想的效果好得多。

控制会面的场所是对付时间大盗的最后一个办法。假如你把约见的地方定在你家，当他没到时，你可以自由自在地做别的事。对于由于不了解情况的突然拜访者，在接待室接待他不失是一位善于利用时间的主管的聪明选择，因为在那比在办公室结束谈话要方便得多。

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二别接烫手的山芋