第15章职场礼仪与口才(3)

第15章职场礼仪与口才(3)

在举行工作会议前，有关领导必须先确定好会议主题，包括会议名称。主题确定后，负责筹备会议的工作人员，则应围绕会议主题，策划会议的规模、时间、议程等事项。分工要明确，并将任务具体分配到个人身上。（2）拟发通知

会议举行之前，要提前通知各参会者，如果需要邀请其他单位的相关领导或嘉宾，还需以正规的形式向其发出邀请函，并派专人送达。

拟发会议通知时应注意以下两个方面。

（1）通知内容具体、详细。工作会议通知内容一般包括：标题、主题、会议时间、出席对象、报到时间、报到地点等6个要点。拟写通知时，应保证其完整性和规范性。

（2）把握好送达时间。会议通知拟写好以后，要及时通知参会者，不得拖延，以免出现缺席现象。

（3）准备好文件材料

会议文件材料应该在会议举行前准备好，单位相关领导人对文件材料的拟定应仔细斟酌，主要包括会议的议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、背景介绍等。需要在会前下发的文件，要及时发放给参会者。

（4）常规性准备

工作会议召开之前，具体细节问题不能忽视，如布置会场、会议用品的采购等。

（1）布置会场。选择好会议召开的场地，将会议所需的桌椅摆放整齐，所需用品如：空调、录音、通风设备、摄像机等准备齐全。会议所需用品需要提前调试好，以免会议召开后出现麻烦。

（2）采购会议用品。会议召开期间少不了笔、墨、纸张、文件夹、名片、饮料、声像用具等，这些会议必需品在会议召开前都应该准备齐全。

2.会议期间的礼仪

负责会议具体工作的相关人员，在会议召开期间要做好下列工作。

（1）迎宾应周到得体。

如果单位召开的会议比较正规，则需要安排迎宾人员，在会场内外负责迎送、引导、陪同参会人员，并重点照顾单位邀请的贵宾及老、弱、病、残、孕者。对参会人员的要求，要尽可能地满足，力求有求必应。

（2）负责签到。

签到的方式一般有3种：一是签名报到；二是刷卡报到；三是交券报到。负责此项工作的工作人员，应做好本职工作，并及时向有关领导汇报。以便掌握到会人数，维护会场纪律。

（3）安排饮食。

如果会议时间较长，会议中途休息时间应为参会者准备好工作餐，同时，提供卫生可口的饮品。饮品选择以便捷、卫生为主，最好不要选择频频续水的饮品。对于外地来宾，还应为其准备好住宿的地方，一般选在交通方便、清静、整洁的地方。

（4）做好会议记录。

正规的工作会议，有专门负责记录会议内容的工作人员，记录方式有笔录、打印、录音、录像等。

会议记录的内容一般包括：会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、所做出的决定。记录时力求做到条理清楚、整齐、准确。

3.会议结束后的礼仪

会议结束后同样要遵守礼仪规范，认真有礼地做好后续工作，使会议获得圆满成功。会议结束后的礼仪大致分为以下几个方面。

（1）将会议上所做出的决定，以文件形式下发。

工作会议结束以后，对会上某些问题做出的决定有时需要及时下发到个人，这就要求负责该项工作的工作人员，有较高的工作效率。

（2）整理会议材料。

会议中所做出的决定并不是每一件都可以下发到基层工作人员手中的，还有一些保密性的文件，这就要求工作人员及时将会议材料整理出来，该下发的准时下发，该保密的文件整理好以后交到有关负责人手中。

（3）预订返程票。

会议结束后，主办单位应尽地主之谊，为外地参会者定购返程车、船、机票，并安排工作人员、车辆将其送往车站、机场、码头。对于参会者的行李，工作人员应主动负责托运。

十二、办公室谈吐礼仪不可忘

办公室是职场人士平日待的时候最长的地方。所以，在办公室中与领导、同事的交谈必不可少，这就要求职场人士时刻注意自己的谈吐，既讲出礼貌，又要读出礼仪。

办公室谈吐礼仪重点表现在以下几个方面。

1.使用好敬语

所谓敬语，也可以理解成为恭敬、礼貌性言语。敬语，可以表现出一个人的文化修养，是社交场合不可缺少的沟通工具。

（1）敬语一般使用在比较正规的社交场合或公共场所。

（2）与长辈或身份、地位比自己高的人交谈时需要使用敬语。

（3）与陌生人打交道或与不太熟识的人相处要使用敬语。

在使用敬语过程中，“请”、“您”、“阁下”、“尊夫人”、“贵方”等这些词语不能少，与人初次见面时应称“久仰”；长时间未曾见面称“久违”；向别人求教称“请教”；请求他人谅解称“包涵”；求他人帮忙称“拜托”；征求他人意见称“高见”等。

2.注意谦语的使用

在办公室交谈中，适当地使用一些谦语，不但会体现出个人涵养，别人也会认为你是个懂得礼仪的人。

谦语大多是自称，如：“愚”、“家严”、“家慈”、“家兄”、“家嫂”等。在日常生活中这种称呼虽然不多，但却是社交过程中不可缺少的一部分。在办公室虽然没有必要这般谦卑，但适当地使用一些谦语会给你的形象加分，给同事留下一个谦虚、诚恳的印象，从而获得一个好人缘。

3.办公室适合讲高雅的语言

讲话高雅，并不是要求人们张口、闭口“之乎者也”，而是要懂得文明用语。与同事交往过程中，讲话粗俗、脏话连篇，必定会遭到同事耻笑，认为你不懂得礼仪规范，没有涵养，甚至会怀疑你的工作能力。

在办公室内招待客人，为客人倒茶时，应该说：“请用茶。”假如你还有其他工作要做，要对客人说“请自便”、“请稍候”。

有人认为，同事间使用高雅的语言有些见外，天天在一起工作，抬头不见低头见，没有必要顾虑这些小节。这种想法是错的，同事之间存在着利益冲突，同事间的友谊并不像朋友间的友谊那样单纯。朋友间尚且注意一些细节问题，更何况是同事了。同事间言谈举止彬彬有礼会给对方留下深刻的印象。如果人人都注重雅语的使用，给人以彬彬有礼的印象，对塑造良好的社会风气大有益处，对提高全民素质也将起到巨大的推动作用。

十三、为自己加分的办公室形象礼仪

在办公室工作，以一个良好的形象面对同事，不但可以突出自身的品位、修养，还可以增加个人魅力，获得好人缘。因此，职场人士一定要注意办公室形象礼仪。

1.表里如一