第18章采购和订货(1)

第18章采购和订货(1)

采购人员有哪些职责

为使公司的物料供应来源不致匮乏，而且在费用成本、质量条件、售后服务上获取最大的效益，采购人员需担负下列一般性的工作职责。

一、选定供应商

采购基本责任就是替公司采买物品，不论采购的项目是什么，必定得有供应商，选择一个信誉良好、配合意愿高的供应商，对于相当讲究“新鲜”、“时令”的餐饮业来说，是非常关键的一环。

执行订货工作也是采购工作之一，当供应商选定、采购物品确定、供货条件签订后，买方即会对卖方执行订货行为，此即所谓合约性采购。订货工作执行的正确与否，将直接影响营运部门的运作与公司成本的负担，可说是一专业性很高的工作。

二、确保质量

对采购人员来说，替公司采购物品，以获取最高的供货质量、最低的成本负担与最好的售后服务，是其永无休止的追求目标。

大规模或大型连锁经营的餐饮业，如果分工较细，在整个材料管理系统中可能规划有独立的单位，对原物料的采购、验收、配送、储存与使用进行稽核的工作，以确保顾客吃得放心。

因此，采购工作也就是从货品交到使用单位经使用后才算开始，因物品经使用后才算是一个完整的物料流程，也才能确认采购者的绩效，以作为下次采购时的参考依据，这也才是采购质量管理工作的精神所在。

三、控制成本

企业以营利为目的，餐饮业自不例外，追求更高的利润，是所有从业人员努力的目标。利润的获取不外乎业务的开展与成本的控制，正是所谓的开源与节流，而采购属于后勤单位，餐饮业从食材、用品到设备器材，采购人员所经手的可能超过50％以上的营业支出，在餐饮业竞争激烈的情况下，谁能有效地控制成本，那已胜算一半。

采购有哪些要领

在货源选择上有很大的差异性。如餐馆、杂货店、酒店等，所经营的不同的店都不尽相同，故其所需之货源、规格、品种亦各有其特殊的要求。以下仅将货源区分为五大类，就其共性加以分析。

一、机具设备类

科技不断进步，餐饮业也是如此。现在有很多性能不错的储存或操作机具，可有效地提高产能、减少耗损，餐饮经营者应多加利用。

但这类采购因单笔采购金额很高，购入后的使用期限很长，故采购前多方打听及了解极为必要。在选择上需考虑其效率、耐用度、操作方便性、安全性及供应商的售后维修能力。价格的高低虽然重要，但售后维修更重要。

二、食品生鲜类

此类物品包括各种肉类、海鲜、蔬菜、水果等等，除了西式速食业外，此类原料多为餐饮业最主要的采购商品，也是采购人员最大的挑战所在。食品生鲜类物品的供应选择，除了要把握住采购三要素：价钱低、质量高、服务好，更必须注意市场的动向、供应商及时供货的能力及新鲜度的确保。

三、冷冻食品类

此类物品与生鲜食品类大致相同，但因其储存方式不同，而在供货来源上也不相同。近年来随着经济的高度发展，冷冻食品因具有方便性，普及率越来越高，餐饮业也大量使用，尤其是西式速食业，此类物料更是其食材的大宗。

冷冻食品的方便性，在于其保存期限较长，且多经过初级加工。然而，此类食品应经过工厂加工，故在选择此项物料时，除就物品本身质量加以考虑外，对其工厂的生产流程，甚至对其储存及配送的设备与作业流程仔细比较，再决定是否采购。

四、调味品类

此类物料指的是油、盐、酱油、糖、南北货配料等，是因其非生鲜物料，保存期限较长，且多有品牌规格可依循，在货源的选择上，可就厨房使用者的需求，再依一般采购原则处理即可。

五、非食品类

此类物品指的是如筷子、刀叉、餐巾纸等各种营业上需要用到的物品，此类货品种类繁杂，但用量多半不大，在选择货源时，市场上有一种专门集合各类餐饮用品的专业公司可供参考。

当然采购人员亦可自行评估本身各项用品的用量，可考虑直接向上游的厂商采购，以达到节省成本的目的。

如何控制采购成本