第33章你的时间你做主：超级时间管理(6)

第33章你的时间你做主：超级时间管理(6)

（3）拒绝接受请求的时候，应显示你对请求者的请求已给予认真的考虑，并显示你已充分了解到这种请求对请求者的重要性。（4）拒绝接受请求，你最好能对请求者指出拒绝的理由。这样做，将有助于维持你跟请求者的原有的关系。但这并不意味着对所有的请求拒绝都必须附以理由。

有时不说理由反而会显得真诚。例如，你偶尔对频频请求的人和颜悦色地说：“真抱歉，这一次我真的没有办法，希望你不要介意！”相信不至于产生不良的后果。但是一旦你附以拒绝的理由，则只需重复拒绝，而不应与之争辩。

（5）切忌通过第三者拒绝某一个人的请求，因为一旦这么做，不仅会显示出你的懦弱，而且在请求者心目中会认为你不够诚挚。

（6）拒绝接受请求之后，如有可能你应为请求者提供处理其请求事项的其他可行途径。

（7）如你无法当场决定接受或拒绝请求，则要明白地告诉请求者你仍要考虑，并确切地指出你所需要的考虑时间，以消除对方误以为你是在以考虑作挡箭牌。

（8）要让请求者了解，你所拒绝的是他的请求，而不是他本身。这即是说，你的拒绝是对事而不是对人的。

（9）拒绝接受请求时，你除了应显露和颜悦色的表情外，仍应显露坚定的态度。这即是说，不要被请求者说服而打消或修正拒绝的初衷。

美国管理学家蓝斯登可以算得上是一位真正有条理的人。他桌上的文件总是很少，因为他知道一次只能处理一份文件。当你问及他某份文件时，他立刻可从档案柜中找出。当你问起某个项目的历史资料时，他马上就能想到放在何处。当交给他一份备忘录或计划方案时，他会插入适当的卷宗内，或放入某一档案柜。

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（5）办公室的地面要保持清洁，水泥地面要经常清扫、擦洗。地毯要定期吸尘，以免滋生寄生虫、尘螨。窗户要经常打开透气，若门窗不常开，势必使室内空气混浊，会给来访者不舒服的感觉。

一个优秀的员工应该保持“日事日毕”的习惯，办公桌上的文件，按急办的、缓办的和一般性的分门别类地摆放，有条有理，井然有序。临下班的时候，将办公桌收拾整齐，包括椅子的摆放。

（3）办公室如果人员比较多，就不必进行特别的装饰，但要做到干净、明亮。窗和玻璃应该经常擦洗，书架的玻璃门要保持洁净、透明。办公室的门不应该关得过紧，以免来访者误以为没人在，也不能用帘布遮挡。

以上9种要领，运用之妙存乎一心。

从办公桌的整洁状况，也能够反映出一个人的能力和修养，因此，对待办公桌也要像关心自己的身体一样，不但要一尘不染，而且要整洁明了。

（6）办公室的墙切忌乱刻乱画，不能在办公室的墙上记录电话号码或张贴记事的纸张。墙面可悬挂地图或与公司有关的图片。

（9）宽敞的办公室可以放置盆花，但盆花要经过认真选择，一般不用盛开的鲜花装点办公室。过艳的色彩会分散来访者的注意力，使人们的精力发生偏移。可以选用以绿色为主的植物，绿色可以给人舒适的感觉，可以调节人的情绪。对盆花要给予经常的浇灌和整理，不能让其出现黄叶。可以在绿叶上喷水，使其保持葱绿之色。花盆的泥土不能有异味，肥料要经过精选。有异味的肥料会引来苍蝇或滋生寄生虫，反而会给办公室带来污染。

你的办公室就像是一面镜子，从中折射出的是你的工作效率和办事作风。

战拖有术：养成整理办公桌的好习惯

如果你的办公桌上经常有物品、文件堆积如山，你就要花时间来整理一下了，在这个时候花上半小时到1个小时是值得的。

在工作中，每个员工都应该具备一些档案管理方面的基本知识。作为本部门共用的文件资料会有专门的人管理，但个人也应收集和保存一些自己用的文件资料。对于个人用的文件资料，你就应该进行妥善保存，要用的时候能很快找到。哪些文件必须保存？如果要保存又该如何保存？哪类资料看完就可以销毁？这里面大有学问。

将办公桌从“文山纸海”中拯救出来

走进办公室，一抬眼便看到你的办公桌上堆满了信件、报告、备忘录之类的东西，很容易使人感到混乱、紧张和焦虑，给人留下一个不好的印象。有些人没有养成整理办公桌的习惯，他们总能为自己找到借口，说自己是多么的忙，无暇分心在这些小事上，或是怕清理东西时，把需要的或是有价值的文件也一起清理掉了。其实，这是一种忙而无序的表现，不仅会加重你的工作负担，而且还会影响你的工作质量。如何掌控你的工作？就从整理办公桌开始。

（7）办公室是公众场所，不经允许，你和来访者均不得吸烟或高声喧哗。任何人不应摔门或用力开门，出入要轻手轻脚。整理办公桌的过程实际上也是整理你的思路的过程，不管你有多么忙，也要保持办公桌的整洁、有序。

·办公环境需要整理与装饰

一个整洁有序的办公环境是日常工作中必不可少的，办公环境的整理与装饰要遵循以下几个标准：

（1）办公场所最先整理的应该是办公桌。办公桌是办公的集中点，是进入办公室工作的人员注意力最集中的地方。通常情况下，办公桌要向阳摆放，让光线从左方或右方射进来，这样可以保护眼睛。办公桌上不能摆放太多东西，只摆放当天需要或当时需要处理的文件，其他书籍、报纸不要放在桌上，应归入书架或报架；除特殊情况，办公桌上不放过多的水杯或茶具。招待客人的水杯、茶具应放到专门饮水的地方，有条件的应放进会客室；文具要放在桌面上，为使用便利，可准备多种笔具，如毛笔、自来水笔、圆珠笔、铅笔等，笔应放进笔筒而不是零散地放在桌面上。

·让你的办公桌整洁有序

有一位研究所的研究员，经过无数个日日夜夜的苦战攻关，终于解决了研究中的一个难题。这位研究员把攻克这一难题的资料和家里办公桌上其他的资料放在一起，就带着满意的笑容入睡了。他睡得很香，第二天上午醒来时，却找不到攻克难题的资料了。原来，这个研究员的孙子为了扎一个风筝，正巧拿走了那些有用的资料。当这个风筝带着小孙子的幻想，在天空中越飞越高、越飞越远，最后变成一个看不见的小黑点时，研究员的心血也化成了泡影。这真是人生中的一大憾事。如果研究员的办公桌是井井有条的，不把那些无用的东西放在桌上，并告知小孙子办公桌上的东西都是有用的，不能乱动，这样的悲剧还会发生吗？

很多时候，让你感到疲惫不堪的往往不是工作中的大量劳动，而是因为你没有良好的工作习惯，不能保持办公桌的整洁、有序，从而降低了工作的效率。

（8）电话是办公室的必备用品，但同时也是办公室的公共用品。办公电话一般应摆放在专用电话桌上；无电话专用摆放桌，也可摆放在办公桌的明显位置处。电话机要经常清理，用专用消毒液进行擦洗，不能粘满尘土和污垢。一个办公室是否清洁，电话机是一个重要指标。接电话时声音要小，不能高声喊叫，以免影响他人。在电话中谈及有关他人隐私的做法都是不恰当的。在电话中谈及隐私，对办公室里的其他人也是不尊重的行为。

当然在很多情况下，对于一些文件究竟是要还是不要，你可能会难以判断，如果保存起来，除了占用文件柜，看不出它有什么实际意义，而如果销毁，万一将来要用到，那又怎么办呢？遇到这种情况，最保险的办法是请示上级，如果上级说要，就存起来；如果上级说不要，就销毁。如果经常遇到这种情况，也不能老是去打扰上级，所以，在这方面主要是靠向老员工学习和自己经验的积累。

·办公桌是工作的一面镜子

在多数情况下，东西越堆越高，物件越杂乱无章，就越可能浪费更多的时间。当你不能记起堆积物下层放的是什么东西时，或者你要为一个项目找到所有相关资料时，你就不得不在资料堆里埋头苦找。这样，一部分时间就浪费在了查找丢失的东西上了。更糟糕的是，随意放置的东西随时会吸引你的注意力。当你在做某项工作的时候，你的视线也许会在不知不觉中被别人送你的小纪念品、钟表或者全家福照片而吸引。等你回过神来的时候，你又不得不从头思索你刚才正在做的工作或者写的文书。

（4）办公室中不宜堆积物品，堆积物品会给来访者脏乱差的印象，要经常清理办公室里的堆积物品。

归整个部门共用的资料包括：政府法律、公司内的各种规章制度、业务参考资料等。业务参考资料包括各种规定和标准、各种业务手册和商业应用文集等。归员工个人专用的资料，主要是自己所需的文件资料。如果是没有保存价值的资料就应及早销毁，这样既可以省地方，又可以节约办公费用。

（2）书架应靠墙摆放，这样比较安全。如果办公室里有沙发，最好远离办公桌，以免谈话时干扰别人办公。茶几上可以适当摆放装饰物，例如，盆花等。临时的谈话可在这里进行，较长时间的谈话或谈判，应在专门的会议室进行。

曾经有一项2000人参与的调查，他们当中67%的人表示他们坐在办公桌前的时间比两年前增加了；有33%的人说，他们经常因办公桌上杂乱的纸张、用品而发怒。研究表明：杂乱的办公桌容易使人生病。日本电气和三菱公司的研究员指出，日本的办公室工作人员正遭受“办公易怒综合征”的困扰，经常性长时间工作、杂乱的办公桌以及错误的坐姿是导致这种新的都市病发生的主要原因。研究人员表示，在工作时保持办公桌整齐，使办公桌更具个性化，诸如此类的措施都可以减少病况的发生。

作为一般的员工，常用的资料大概可以分为两种：一种是本部门共用的，一种是个人专用的。有些资料虽然可以是部门共用，但是也可以是个人专用。如果是归个人专用，那么，在保存的时间、使用的范围以及保存的方式上与整个部门共用的都有很大不同。哪些资料归个人专用，哪些资料归部门共用，公司一般都有明确的规定。

从另一方面来看，如果你的办公桌老是弄得乱糟糟的，上司也许就会觉得你这个人的工作大概就像你的办公桌一样杂乱无章，交给你的任务怕你做不好，你的上司还会因此对你不放心、不信任，进而你在办公室的地位就不稳固，那又谈何成功呢？

办公桌是否整洁，是工作条理化的一个重要方面。杂乱无章的工作方式是一种恶习。有些人却把杂乱看成了一种工作方式，他们还宣称在这种随意的工作环境中，他们的心情会更放松，那些重要的东西总会在大堆的文件中出现的。一位西方著名的管理者对办公桌上堆积如山的东西提出了“精辟”的解释：“这是因为你不想忘记所有的东西。你把最想记住的东西放到办公桌上一堆资料的顶部，这样你就可以看到它们。”

事实上，这种不良的工作习惯不仅会加重你的工作任务，而且会影响你的工作热情。

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（1）把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理出来，把立即需要办理的找出来，放在办公桌中央，其他的按照分类分别放入档案袋或者抽屉里，这样做的目的是提醒你，你现在所做的工作应该是此刻最重要的工作，你一次只能做一项工作，你要把所有精神集中在这项工作上，不能让其他工作来影响你。

（2）不要因为受到干扰或者疲倦而放下正在做的工作，转而去做其他不相干的事情。因为如果此项工作还未结束，就又开始另一项工作的话，你的办公桌就开始混乱了。你一定要力求把你手头的工作做完后再开始另外的工作，即使这项工作遇到了阻碍，你也要尽量完成到一个再做它时容易开始的阶段。

（3）一项工作做完后，一定要把与这项工作相关的资料收拾整齐，并按照类别把它们放到合适的位置，千万不要把它们就这样摊放在办公桌上。

（4）从办公桌上拿开目前不需要的书籍、文件，对它们可以按照重要性和先后顺序的原则，进行分类。

在每天下班前，可以抽出几分钟时间把办公桌收拾干净，并且每天都按照以上的标准进行清理，这样你就可以安心结束今天的工作，为明天迎来一个好的开始打下基础。长此下去，养成习惯，你的办公桌一定会保持整洁，而这对于你的工作，是有百利而无一害的。