第32章你的时间你做主：超级时间管理(5)

第32章你的时间你做主：超级时间管理(5)

2.把握时机

很多时候，机会对每一个人都是均等的，行动快的人得到了它，行动慢的人错过了它。所以，要抓住机会，就必须与时间赛跑。时机是事情转折的关键时刻，要抓住时机的转化，推动事情向前发展。错过了时机，往往使到手的成果付诸东流，造成一着不慎、全局皆输的严重后果。所以说，成功者善于审时度势，捕捉时机，把握关键，取得成功。3.要管理好自己的时间

现代人工作最重要的是时间管理。很多人工作十分辛苦，每天早出晚归，疲于奔命，但如果加以认真研究，仍可发现许多工作是在白白浪费时间，结果大事没做好，小事也没做好，应有自己的时间安排，抓住关键，掌握重点。

4.讲话、开会也要讲究成本

经常开会，讲话既多又长，并非优点。有效的会议应时间不多又能取得成效。“文山会海”无非是浪费了自己的时间，也浪费了别人的时间。这些时间本来可以生产更多产品，这就是会议的成本。应该计算一下，有效益的会当然可以多开，如果没有效益，还是应该减少这样的会议。

而在生活中，有许多属于“1分钱智慧几小时愚蠢”的事例，例如，为了省2元钱而排半小时队，为省2毛钱而步行3站等，都是极不划算的。对待时间，就要像对待经营一样，时刻要有一个成本的观念，要算好账。

5.避免争论

无谓的争论，不仅影响情绪和人际关系，而且还会浪费大量时间，到头来还往往解决不了什么问题。说得越多，做得越少，这些人在别人喋喋不休或面红耳赤时常常已经影响了自己和别人的情绪。

6.学会搁置

不要固执于解决不了的问题，可以把问题记下来，让时间去解决它们。这就有点像踢足球，左路打不开，就试试右路，总之，尽量不要钻牛角尖。

对于下级来说，不理解上级的意图，就要为一件事情反复地向上级请示汇报，因而会给上级造成干扰。

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作为上级，如果能够做到以下几点，就能较好地减少来自下级的干扰。

战拖有术：在工作中学会拒绝

当你感到你们的谈话已经没有必要持续，或者谈话时间已经快要结束了，而对方却还在磨磨蹭蹭地不想回去时，你可以采取一些带有暗示性的方法来结束你的会谈。

一旦有客人来访，他就让下级和自己一起接待，即使在他与客人谈话时，他也要让下级坐在一旁，好像这样能体现出自己的尊贵似的。但是下级并不是他的花瓶，下级还有一堆工作等着去做。

为了排除上级的干扰，不浪费时间，你可以试试以下四个秘诀：

·处理来访者的干扰

突如其来的来访者，也是打扰你正常工作的一个主要干扰源。凡是想来拜访你的人，不管是谁，他都是认为有一定的理由的，是非找你面谈不可的，甚至会不经过预约，就前来找你。

（3）当你要完成重要的工作，而周围确实是太不清静，干扰太多时，你就明智地在办公室以外的地方找一个工作场所。即使上级要吩咐你做别的什么工作，或许因为碰不到你，就会吩咐别人去做。

2.将种种琐事进行归纳整理，这样工作起来会条理清晰有些信件、邮件，可以归总起来一次写完；尽量安排好时间，尽可能集中依次会见来访者；必须阅读的资料，就可以集中到一起进行阅读，等等。

（2）每天抽出一点时间，在一定的时间内解答下级的问题，以免他们随时向你请示汇报，打扰你的正常工作。

（1）和上级商量，与上级一起制定你的工作日程表。这样，上级就清楚了解你的工作安排了，就不会再干扰你，打乱你的工作日程。

那么，在什么情况下你应该说“不”呢？说“不”的指导原则是什么呢？答案是：要确立目标，划定自己的职责、能力范围，制定一个标准，看看这项工作是不是值得花时间、精力去做。如果某项工作并不在自己职责范围内，不值得在它身上耗费时间和精力，那你就要坚决地说“不”，绝不犹豫。

（1）在你们的谈话之前，托付另外的人，让他到规定的时间进来，告诉他外面还有人等着。

（2）定期与上级接触，报告工作，询问他有无工作需要你去做。然后，你再把这些工作安排到你的日程表中去，这样就避免了上级要求你做一些你的日程表中没有的工作。

拒绝不速之客的造访

每个人都生活在一个复杂的群体中，工作也不再是一个人的事情，总会与其他人合作或共处，所以难免会受到他人的干扰，这是无法避免的。但是每个人都希望在工作中不要受到他人的打扰，在自己沉浸于工作之中的时候，不要有不速之客来造访。要掌控你的工作，就要合理安排时间，统筹规划，学会说“不”，就不会被乱七八糟的事情所左右，从而做个高效能人士。

以下是向大家提供的几种建设性方法，你可以任意选用其中之一，来帮助你排除这些人的干扰。

但是，对于你来说，这是很不公平的一件事，因为你的时间不能因为来访者有事而被变长。因此，在处理来访者的干扰时，总是会造成一方的不满，要么是你不满，你被迫腾出时间来听他说完要说的事情；要么是来访者不满，你请他自行退回。不管是哪一种结果，都不要做得过分，以免伤害感情。即使在你拒绝对方的来访时，也要不失礼貌。对于已经预约的来访者，也同样要注意会谈的时间，尽量不要超过限定的时间。在与对方交谈时，你要引导双方的谈话，不要让对方把话题扯得很远。当对方将话题扯到一些没有意义的话题上去时，你可以提一些问题把它拉回原来的方向。如果对方的谈话没有条理、不合逻辑，则你也没有必要让对方硬要接受你的想法，而是想办法引导其思维，使其意识到自己的谈话不合逻辑，从而达到较好的谈话效果。

·处理来自下级的干扰

（1）对下级不仅仅采取直接面谈的方式，你可以鼓励他们使用备忘录。在备忘录中，简洁地写上下级所想提的问题或者方案。这种备忘录让人看完会立刻明白问题的核心，比起冗长的谈话要省时得多。对来自上级的干扰，相对来说是不好处理的，因为你不可能直接对上级说“你不要这样做”或者“对不起，我没有空理你”等之类的话。在你必须拒绝上级的额外工作时，你只能委婉地表达出来，甚至还要担心上级会误解你想偷懒，不愿意做事。

7.学会说“不”

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古希腊数学家毕达格拉斯曾经说过：“‘是’和‘不’这两个最简单、最熟悉的字，是最需要慎重考虑的字。”你要想在工作中不受他人的打扰，除了分配好各种时间之外，还要善于说“不”，巧妙地拒绝这些不速之客，有效掌控你的工作。

·避免不必要的干扰

做事情要分清轻重缓急，才能够集中精力把事情做好，这就必须避免一些不必要的干扰。但是，你生活在一个复杂的社会群体之中，完全避免干扰，任何人都无法做到。但是不管怎样，你仍然要尽可能地减少干扰。

1.营造一个良好的工作环境

很多人工作时精力无法集中，就觉得要消除精神疲劳，改变心情，常常会在办公桌周围摆上各种不相干的东西。其实这些东西，无论是全家福照片、纪念品还是钟表、温度计，它们既占据你的空间，也分散你的注意力。它们对你形成的干扰是无形的，是很难察觉的。遇到这种情况，办法只有一个，那就是除了办公所必需的东西外，把其他不相干的东西摆放在你的视线之外。

（5）给下级充分的权力和相应的责任。让下级去做某项工作，就给予他充分的权力。如果你还是把权力抓在自己手上，那么就只能让下级打扰你，向你请示工作中的每一个小细节。

在现实生活中，经常会遇到别人托付自己办一些事。但是如果碍于情面不好拒绝，那么就有可能会把自己的工作给耽误了。不过也不是说对于别人的任何托付都要一概拒绝，而是指在必要时，应该巧妙地拒绝别人，这样就不会被那些外在干扰打乱自己的工作计划，自己的工作也就能够顺利地进行下去。

·处理来自上级的干扰

有这样一些上级，有一种非常令下级感到尴尬的习惯。

3.委婉拒绝别人的托付

作为上级，当然也存在被下级干扰的可能。上级与下级的关系紧密，为完成某一工作，就要有上级的授权和工作指导，也要有下级的实干。只有上下级之间配合默契，才能使工作顺利地完成。否则，相互不能理解对方的观点和想法，就会走很多的弯路。

（3）不要在公司内来回溜达，到处闲逛。这样就会很容易使下级来向你请示，干扰你的正常工作。

要学会限制时间，不仅是给自己，而且也是给别人节省时间。不要被无聊的人缠住，也不要在不必要的地方逗留太久。一个人只有学会说“不”，才会真正节省时间。

（5）在谈话时，用装有闹铃的手表定时，预定的时间一到，你的闹铃就响了，使对方注意到你们的会面时间结束了，他也就不好意思再继续聊下去。

（4）使你的日程表和上级的日程表尽量同步，协调起来。按照工作种类，使你的预定日程与上级的协调起来，就能够减少上级对你的额外干扰。