第九十七章《别再做低品质勤奋者》（7）

用简洁的计划分解任务

——聪明地实现“忙而有序”精力旺盛的人有时会自找麻烦，他们给自己安排太多的工作。计划管理的“smart”原则可以让我们找到有效目标和制订有效计划，并设计阶段性的任务。你要有一份5年计划，要有一份执行清单，要懂得在繁重的任务中“断舍离”。但更重要的是，你必须拥有一种简洁而强大的专注力。

一、用计划分配状态，让任务变得手到擒来

i设立简洁而明确的计划，分阶段地完成任务i

有的人每天都活得压力很大，以至于沉重的压力使他的思维变形，失去清晰的判断力。并不是由于面临多么艰巨的任务，而是他的工作缺乏清晰的“计划管理”。这让他总是在把小事变大，在不由自主地“化简为繁”，有时甚至“无事生非”。这让其时时感到自己处于一种无法摆脱的“忙而无序”的状态之中。这些把小事处理得很繁冗的人，除了他们喜欢一个人做事、不愿求助别人之外，还养成了日积月累的不善于做计划的习惯。

上海一家心理咨询机构的顾问王先生说：“精力旺盛的人往往会自找麻烦，给自己安排太多的工作，写下一堆没有标记序号的计划。这些都在日程表上，但非常混乱。他可能每天需要花半小时了解一下过去的几天自己都拟定了哪些计划，以及今天究竟需要做什么！”

一个人如果不懂得用合理的计划分配状态，他的聪明才智就成了一桶“沸腾的糨糊”，没有凝聚力，没有指向性。缺乏清晰的方向与阶段性的安排，又怎能高效地完成任务？到最后，旺盛的精力反而转化成了生出苦恼的源泉。

i“smart”原则i

在许多管理课程与书籍中，你都会看到讲述如何确定有效目标的“smart”原则。即，我们的计划与目标是否有效，必须符合五个条件：

1.specific——明确具体的。

目标必须指向明确、具体，要做什么，实现什么计划，不能有疑义。

2.measureable——可以量化的。

目标和计划必须是可以量化的，比如一个“季度盈利任务”，要规定数额和清晰公正的考核标准。

3.achievable——可以实现的。

目标必须是客观的，有实现的可能性，而不是空洞或虚无缥缈的空中楼阁。比如，一个5年内开发出飞行汽车的目标就毫无意义，它和30年内移民火星的计划一样可笑。

4.result-oriented——注重结果的。

目标对于结果必须有明确的定义，同时也必须是以结果为核心的实用主义计划。在我看来，一个盲目追求过程、忽视结果的重要意义的计划并不会给执行者带来多么积极的体验。

5.time-limited——有“时间期限”的。

目标的实现必须有时间期限，以最后期限为标准，规定兑现承诺和完成计划的日期。例如，某个项目应在5月20日前完成；不能规定为“未来的几年之内”——模糊的时间规划会让任务变得复杂，让你的精力分配出现问题。如果没有一个明确的时间，人们很容易懈怠，并且很快把这个任务扔到一边。

有句话说得好：“人生应当有目标，否则，你的努力将属徒然。”但是目标和计划也要简洁和明确，否则你的勤奋也会碰到坚硬的墙壁。

i量化和限制任务i

如果再做进一步的简化，我们可以将“有效计划”与“有效目标”的核心条件概括为两个：一个是“任务量化”的标准，一个是“时间限制”的条件。

对任务的量化体现在两个方面：

1.数字具体化。

即，假如某一个目标能够用数字来描述，则一定要写出精确的数字。比如你在三个季度内要实现的收入状况，要用具体的数字表示：50万元、100万元等。你要完成的工作任务也应该可以用数字体现，比如一周内做出3个广告方案，一个月内交给上司5篇市场报告，每篇报告不得低于3千字，涉及行业不得少于8个等。数字的具体化能让我们清楚地看到自己完成任务的底限，这是采取有力行动的基础。

2.形态指标化。

即，假如我们所确定的目标不能直接用某一个数字来描述——这时会出现目标模糊的问题——就必须对任务进一步分解，将其表现的形态全部用数字化的指标来进行补充描述。比如你想在北京购买一套房子，但现在无法确定最终的价格（你只有一个价格范围），则应该具体说明一些指标：几室几厅、多大面积、价格的下限和上限、具体的位置、房屋的朝向、位于哪个学区、对周边环境的要求等等。这些指标合在一起，就能为你指明一个方向。

最后我需要强调的是“时间限制”，随着时间的延长，人们的情绪会越来越焦虑。尤其在忙碌了很长时间结果却遥遥无期的情况下，事情就变得与过去有些“不一样”了。有位白领说：“即使最简单的任务，如果一段时间没有成果，我也会变得焦虑。”焦虑的结果是投入度和专注度的下降，这时的努力就逐渐成了一种低品质的“低效劳动”，和工作之初有天壤之别。

就是说，“时间限制”为你所确定的目标列出一个明确的最后期限。必须有一个最后的截止日期，但这远远不够，还应对不同的任务阶段设立时间限制：“我完成第一阶段的工作需要多长时间？我到何时完成第二阶段的任务？”分阶段的时间限制让工作变得明朗化，它不再是爬楼梯而是乘坐电梯，清楚地让你看到自己所在的楼层和精确地预估到达目标楼层的时间。在这种心境下工作，人是轻松的，状态也是富有效率的。

明确的期限可以具体到某年的某月某日。不要怕届时无法完成，如果你不设置时限，计划的完成率可能更低。因为没有时限的目标，不是一个有效的目标。没有时限的目标，可以轻而易举地为你找到拖延的借口，使目标的实现之日变得遥遥无期，让你为之付出的所有努力都失去价值。

二、用计划管理任务的级别，避免自己劳而无功

i面临重要任务时，怎样防止注意力的转移？i

如何安排任务的优先级十分重要，一个节省精力的原则是，要优先处理“外部承诺”，把重要性较高的工作放在首位，依次往下排序，有序地投入资源，使工作的效率最大化。简单地说就是，承诺性越重的工作越往前放，承诺性低的工作则放在后面。这不仅能让时间得到高效的分配和利用，还能减轻我们的心理压力。

在项目的规划中，人们通常将一个主项目划分成多个不同的分支任务，然后给每个任务安排资源、开始启动该任务时间和任务的完成时间，制订一个计划表。但在实践中我们发现，仅这样做还是不够的。一个僵化的时间安排会因为任务的变化而失去执行价值。在今天的环境中，计划往往没有变化快。变化无处不在，有时一个计划刚做好不久还没有执行或者刚开了一个头，就有新的任务加入进来。又或者是客户、上级部门改了主意，对计划加入了新的元素，更改了资源的配置，进行了人员的调动等。这些对现行的计划都会造成根本性的冲击。

因此，我们必须对任务进行优先级排序，为计划加入应变属性。当遇到上述变化时，就能够采取及时的措施。对于优先级不高的任务，可以放到后面甚至删除，尽可能地将优先级高的任务按时完成。放在较高优先级的是外部承诺，内部的工作则可以置于较低的级别。比如，在有限的时间内，优先完成对客户的承诺，然后再处理部门的内部事务。对个人来讲，也要把主要精力放到外部承诺上，最后再回来讨论诸如家庭卫生的问题。

这么做的好处是，我们可以使用计划、分级和优先级别等形式约束自己的注意力，防止它被不重要的事情转移精力。我们知道，精力一旦分散，做事情的效率就会自然下降，即使你是天才也做不到长期的一心二用。在一次培训中我对学员说：“高质量勤奋的前提不是你的才华，而是你的专注度。让自己始终专注在最重要的一件事情上，你的勤奋品质就拥有了最大的保证。”把精力放到应该首先完成的工作上，通过分级并设置优先级别，区分项目和任务的顺序。

在工作中，所有的团队成员都需要了解自己必须完成的工作的相对重要性。这样他们才能在正确的时间对正确的工作分配最多的资源，用自己最擅长的方式快速地完成任务。

i指定“重点任务”i

善用“关键词汇”法，为任务要求指定对应的字段，在我们的意识中植入关注信息。你可以为一个任务设置一些代表不同级别的字词，也可以用询问的方式标明该计划的重要性、实现路径和自己应该投入的程度。比如“是”“否”“不重要”“迫在眉睫”“待完成”“优先处理”和“排队”等。

在我的办公桌上有一个黑皮的笔记本，它所起到的作用就是为任务和问题标明重要程度、记录完成信息。

1.挂起、删除。

每天挑选一个次要任务把它挂起，如果时间允许，会将它在计划中删除。如果你坚持这么去做，会发现自己的计划中总有这种无足轻重的任务。

2.已授权、待授权。

当工作处于“已分配”和“待分配”状态时，把它们列出来。日常工作中超过一半都是可以通过授权、合作解决的。

3.优先。

标明优先处理的事项，放到前面，为它们注明序号。

4.重要。

把最重要的工作放在第一项，注明“重要”。我每天80%的精力花在这上面，完成这一项的工作，计划的执行就得到了保障。

5.已建议、待变更。

有许多计划并不理想，它要么制订得过于匆忙，要么条件尚不具备。把它们标注出来，等待执行的时机，或者进行计划的变更。