第27章书面沟通技巧3(2)

第27章书面沟通技巧3(2)

信头一般都是事先印在公司专用信纸上的，它传递着很多商务联系号。具体包括：公司行号、名称、地址、电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等。有的信头还包括公司负责人的姓名、职务和职称。信头下方还可以印有编号，在涉外商务信函的信头上注明对方编号和乙方编号，可便于管理和查阅信函。

2.信函的日期

日期应写在距信头3～6行处。英文信函一般有顶格式和缩行式两种格式。顶行式的信函则打印在左上角。日期可按“日、月、年”的次序排列，也可按“月、日、年”的次序排列；缩行式的信函、日期一般打在信头下的右上角。因为按英国习惯，是以“日、月、年”的顺序为常；按美国习惯，则以“月、日、年”的顺序为常。所以，用英语表示年月日时不能简略而全部以数字代替。

3.信函内行名和地址

封内行名和地址与信头填充地址一样，有收信人的行名和地址。一般应上距日期两行，打在日期之下左侧。但有时政府机构所发的信函，其收信人的行名和地址多打在信末的下端。

英文信函的地址一般书写顺序如下：门牌号码和街(路)名；城市名；县、州(省)名及邮政编码；国名。每项各占一行。封内和信封上的格式一样。在书写英文信函地址时，尤其要注意写明邮编和州名、国名，以避免因同名而误投。

4.信函开头的称呼

信函的开头必有称呼。一般英国常用的称呼为“dearsirs”，但美国人用“gentlemen”则更为普遍。要注意的是不能只用“sirs”，也不能只用“gentlemen”的单数形式。若该信函写给具体某个人，如写给graystone先生，则可用“dearmr.graystone”；若发件人不能确定收件人是男还是女，则可用“dearmadamorsir”。

在信函中使用的礼节性的称呼很多。一般说来，给女士写函电用“miss”，给男士写信函，用“mr”或“esp”，“mis”或“ms.”，并加一逗号，如“mr.black”、“black.esq.”。但“esp”这个词在美国只限于称呼法官、地方长官之类人士。如果收件人有职称，即可用其职称称呼，如：“dr.white”、“prf.bocker”等；如果不知收件好的婚姻状况，一般用“ms”来称呼比较恰当；如未婚女子应用“miss”；已婚女子常用“mrs”。

5.信函的正文

正文主要表达写信人的意见和态度，传递对方所要了解的有关事项信息，是信函中最重要的部分，是涉外商务信函的核心。信函的内容应根据表达的中心意图的需要分清段落层次，做到条理清晰，达意明确，语言具体。信函篇幅也应根据内容需要灵活掌握。如果内容较多，需两页以上，则应在联页上注明收信人姓名和页数。

6.信函的结束用语

信函的结束用语是用于表示写信者的自我谦称和向对方表示敬意的结束套语，即英文信函结束时习惯使用的谦称和敬称。结束用语不仅要与开头部分的称呼相呼应，而且措词要礼貌得体。在英国，一般用“yoursfaithfully”；在美国，一般多用“yourstruly”，或“sincerelyyours”。

7.写信人的签名

写信人的亲笔签名，可以签自己的姓名，也可以签署所代表的公司的名称。签名一般签在表示敬意的结束语之下一两行处。为了清晰易认，常在签名之下再打印上签字人的姓名和职务，或打印上公司名称。

严格地说，只有合伙人才有资格为其公司签署。但当有资格签的人不在场时，也可以授权书的形式授权一位负责的雇员来签署。由这种身份的人签署的应写明“perprocuration”、“perpro”“ppro”或简写成“pp”，以表示代理的意思。

以上所述的七部分是涉外商务信函的必不可少的结构项目和内容。有时，有些信函还须增设一些特殊的内容，诸如提示注意、标题、副本抄送、附件等，这些内容的增设要视业务的需要而定。

阅读材料：

促销函

敬启者：在水果加工领域，英国果酱和橘子柠檬酱在一个半世纪以来一直被认为是同类中最好的产品。竞争并未影响其质量和减弱其魅力。

英国的果农们为“农夫”公司供应的是自己果园中最优质的水果。新鲜的柑橘类水果全年从西班牙引进。精挑细选和科学的加工确保了闻名遐迩的农夫牌果酱和柑橘酱质量优良。在世界各地的食品店中均可买到1英镑一瓶装或2英镑一听装的农夫果酱。

随函附寄的价目单供您参考，您也可以将您的要求填写在附寄的表格上寄回给我们。在首批订货中您可以享受到特别优惠条件。接到您的订货单我们很快就可以交货。农夫公司殷切地盼望您的回信。

敬上

思考题：

1.促销函的作用是什么？

2.促销函的优势是什么？

本章小结

一、熟悉调查问卷的制作方法和写作方法。