第18章沟通的真谛(4)
第18章沟通的真谛(4)
不说好话
个案
公司规定，去国外出差可以预借差旅费，用意在减少员工垫付的费用，乃是一种安人的良好措施。
王君好不容易盼到有一次出差去美国的机会，掩饰不住内心的喜悦，小心翼翼地请教可以借支的金额，办好手续，拿着预借的新台币，结汇成花旗银行的美金旅行支票，真是满怀感激，忍不住心里高呼：公司万岁，老板万福！
如期返回公司，一方面写报告，一方面谈观感，却也不忘记结报出差费用，扣除前借，还有一些剩余，请三五同事上小馆子，趁机吹嘘一些报告写不出来的见闻，亦是人生一大快事。
李某身居要职，经常海内外飞来飞去，除非像南极、北极或者太空这一类公司业务达不到的地点，否则出差国外，并不新鲜，也就显得平淡无奇。他交代助理办理预借手续，回来后却迟迟不把开支的单据拿出来，使得助理无从代办结报，他自己又天天忙碌，以致一拖再拖。财务部门看到他有借支无结算，实在头疼。
眼看着日子一天一天过去，李某的差旅费，却是有借无还。尽管财务部门三番两次地好言相催，总是一句“忙啊！忙得没有时间”，就这样拖下去，好像永远没有结局。
类似的情况，实在屡见不鲜。要借用的时候，客气得很，归还时似乎你急他不急，再三催促，有时还显得颇不耐烦。一般说来，愈是高阶或者要职，愈有这种倾向。说他有意利用特权，他一定满口否认。但完全没有特权的念头，好像并不可能。
请问：
1.这一类事宜，是管理问题吗？中国人的社会，重不重视制度呢？
2.公司为什么规定国外出差可以预借差旅费？同样的规定，对王君和李某为什么产生不一样的后果？
3.一切制度都应该定得十分周密吗？做得到吗？
4.公司刚成立，或者刚开始遭遇到国外出差的事宜，要不要同时明定借支差旅费和逾期不结报的扣抵办法呢？
5.实在无法沟通时，财务部门有什么办法可以解决逾期不结报的问题？
请把您的高见简要地写下来：
_______________
分析
1.严格说起来，这一类事宜，不应该属于“管理”问题，应该更明确地归入“制度”问题。但是制度也是管理的一大要项，所以说是管理问题，亦无不可。
有人认为中国式管理似乎不重视制度，其实这是一种误解。凡是管理，不可能没有制度。不过中国式管理，明白“管理不可以无制度，然而制度化的管理却不是良好的管理”。因为有许多地方，不能切合人性的需求，也就无法达到人性化管理的效果。
2.公司规定，国外出差可以预借差旅费。我们不难了解，预借的理由是奉派因公赴国外地区出差，而预支的金额，则依据出差的地区和期间，给予概略的估算，规定可以预借的数额。这样的规定，对王君来说，已经十分完备。他依照规定借支，又很快结报差旅费。王君和财务部门都觉得方便而且愉快，似乎没有什么不妥当的地方。
然而，对李某而言，这样的规定就显得软弱无力。他要借支差旅费，相当方便。财务部门要他结报差旅费，必须常常说好话，实在非常不合理。
财务部门能做些什么呢？催他，他不理。扣他的薪资，又苦于依法无据。向上级报告，未免小题大做，同时也表现自己无能，连催促结报差旅费这等小事都做不好。当面或者打电话骂他，万一他恼羞成怒，反骂过来，大家会不会支持财务部门，也是未定之数。算来算去，只剩下一条路可走，那就是“说好话”。几番拜托，请求都不能奏效，又将如何？
假若当时规定，出差后一个星期或者10天以内，必须申报差旅费。若是逾期不报，财务部门可以径自从出差人的薪资款项中扣抵，一个月扣不完，连续扣几个月，扣完为止。金额大的，甚至还可以加扣利息。那么，财务单位有法可依，就用不着说好话了。
3.制度周严，可以减少很多管理上的麻烦，增强很多管理上的效果。但是，并不表示，一切制度都要定得十分周密，才能够拿出来实施。因为这不但不可能，而且也会产生某些反教育的效果。
公司刚刚成立，就抄来一大堆制度，根本缺乏实质意义。例如公司的出差事宜，若是完全限于国内地区，出差规定中却明定出差国外的种种办法，请问会不会引起大家的怀疑，究竟是为谁定的？会不会有人引用有关出差国外的办法，提出国外出差的申请呢？
没有事实的需要，凭空创立制度，是不是妥当？如果拿“前瞻性”做借口，那么我们要不要将有关出差月球的条文也列入现有的制度中？可见前瞻性的“前”，并不是没有限制的一味向前。
公司内只有老板一个人需要出国考察或推展商务，有没有必要列入制度？还是当作个案处理比较好？假若列入制度，大家会不会认为“原来是为老板而定，难怪那么优厚”？会不会有人也想出国，如果没有获得批准就会在背后议论纷纷？
这时候固然有此需要，却显然只限于特定的人，甚至有意限制在特定的少数人，我们多半会专案办理，不使其大肆张扬，以免节外生枝。制度一方面要符合实际的需要，一方面也应该考虑必要的用意。专案办理的用意，很明显的就是不希望把它变成通例。
凡事有了开端，等于面前出现了一条缝。大家等待和推挤的结果，自然会扩大裂痕，逐渐由一个人变成一小圈人，然后推及特定的某些人，再扩大为有此需要的人。